In rechtsgedingen worden e-mails al geruime tijd ingeroepen als bewijsgrond. Bijna nooit worden zij gecontesteerd, doch een wettelijke basis voor de rechtsgeldigheid is tot op heden niet voorhanden. Maar op 1 januari 2023 komt daar verandering in, wanneer boek 1 van het Nieuwe Burgerlijk Wetboek (NBW) van kracht wordt.
In deze blog zoomen we in op artikel 1.5 NBW en het belang van het begrip ‘kennisgeving langs elektronische weg’.
Daarbij is het echter noodzakelijk om eerst stil te staan bij (i) wat een kennisgeving net is en (ii) wanneer deze net de bestemmeling bereikt.
Kennisgeving wordt in het eerste lid gedefinieerd als volgt: “de mededeling van een beslissing of een feit verricht door een persoon aan een of meer bepaalde personen.”
Waarbij zich onmiddellijk de vraag stelt wanneer dergelijke “mededeling” de bestemmeling effectief bereikt. Volgens het tweede lid is dit wanneer de bestemmeling “ervan kennisneemt of er redelijkerwijze kennis van had kunnen nemen.” Dit betreft een eenvoudige bevestiging van de heersende kennisnemingsleer.
Maar om over kennisname te kunnen spreken, is naast het bereiken van de kennisgeving aan de bestemmeling, ook het effectief kennis nemen van of het redelijkerwijze kennis van hebben kunnen nemen van groot belang. De effectieve kennisname is hierdoor een feitelijke aangelegenheid, te bewijzen door de persoon die zich op de effectieve kennisname beroept.
Doch het kan niet de bedoeling zijn dat de bestemmeling hierdoor de kennisgever aan het lijntje kan houden. Vandaar dat de rechtspraak aanneemt dat de bestemmeling meteen bij ontvangst, dan wel binnen een redelijke termijn kennis neemt van de mededeling. Niettemin kan dit feitelijk vermoeden door de bestemmeling worden weerlegd door aan te tonen dat hij er pas later kennis kon van nemen dan wel dat hij door omstandigheden geen kennis kon nemen van de mededeling.
Het derde lid gaat dan specifiek in op de elektronische kennisgevingen en het tijdstip waarop zij uitwerking hebben:
Deze bepaling vindt zijn oorsprong in het feit dat het gebruik van e-mails om een verklaring over te maken aan de bestemmeling een risico van rechtsonzekerheid voor de verzender inhoudt. De kans bestaat immers dat de bestemmeling het e-mailadres niet meer gebruikt of dat de e-mail door antispamsoftware wordt tegengehouden. De bestemmeling moet zodoende voldoende worden beschermd. Bijgevolg is het aan de verzender (die vrij is om aanvullende maatregelen te nemen, zoals de verzending van een aangetekende brief) om de kennisgeving te bewijzen.
Slechts wanneer de bestemmeling voorafgaandelijk het gebruik van zijn elektronische adres voor kennisgevingen heeft aanvaard, zal ook tot kennisname kunnen worden besloten wanneer hij redelijkerwijze van de mededeling kennis had kunnen nemen.
Deze voorafgaande aanvaarding kan bijvoorbeeld blijken uit een formele specificatie in het contract, opname ervan in de algemene voorwaarden of op basis van gewoonte afgeleid worden. Als de personen binnen dezelfde context al via e-mail gecommuniceerd hebben dan kan daaruit bijgevolg een goedkeuring afgeleid worden.
U dient zodoende alert en waakzaam te zijn! Als blijkt vanaf 1 januari 2023 dat u de mail gelezen heeft, door te antwoorden of via een leesbevestiging, dan zal de kennisgeving geldig gebeurd zijn.
Echter zal het nog steeds aan de verzender zijn om te bewijzen dat de ontvanger de mail wel degelijk ontvangen of gelezen heeft indien de mails zonder leesbevestiging of antwoord zijn.
Bovendien verwijst het nieuwe artikel 1.5 NBW ook naar enig ander telecommunicatiemiddel. Aldus lijken ook andere elektronische communicatiemiddelen zoals SMS, WhatsApp, Messenger,… te worden geviseerd.
Dit dient in de hedendaagse moderne wereld niet steeds problematisch te zijn, mits beide partijen op een gelijke manier behandeld worden. Echter wordt in de praktijk aan de bestemmeling evenwel vaak de mogelijkheid ontnomen om via hetzelfde communicatiemiddel te reageren op ontvangen kennisgevingen dan wel om zelf kennisgevingen te doen (bv. via de aanvaarding van algemene voorwaarden).
Onrechtmatige praktijken waarbij de onderneming kennisgevingen aan de klant kan doen via mail, maar zelf via ‘no reply mail’ kennisgevingen per mail aan haar gericht uitsluit, zijn derhalve onrechtmatig en moeten zonder rechtsgevolg blijven.
Heeft u nog vragen omtrent de geldige kennisgeving langs elektronische weg, wenst u uw algemene voorwaarden hiermee in lijn te brengen of wenst u (eventuele) onrechtmatige praktijken in dit kader te laten reviseren? Contacteer dan onze specialisten Frederik Van Overtveldt en Ellen Cortois.
Klik op onderstaande afbeeldingen om meer te lezen van bovengenoemde auteurs.
