"Behandelingstermijn" van 30 dagen
Vanaf 1 januari 2025 worden de regels voor de betaling van overheidsopdrachten aanzienlijk aangescherpt. Voortaan krijgen aanbesteders nog slechts 30 dagen de tijd om zowel het nazicht (verificatie), als de betaling ervan te voltooien. Voor de overheidsopdrachten gepubliceerd tot en met 31 december 2024 bestaat er een scheiding tussen de verificatietermijn en de betalingstermijn waardoor de aanbesteders eerst 30 dagen tijd hebben om de gedateerde en ondertekende schuldvordering van de aannemer van werken, dan wel de geleverde goederen of diensten te controleren, en vervolgens nog eens over 30 dagen beschikken om de daadwerkelijke betaling uit te voeren. Met de nieuwe regeling wordt de nazicht- en betalingstermijn samengevoegd tot één uniforme “behandelingstermijn” van 30 dagen.
De aanleiding voor deze wijziging ligt in de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 20 oktober 2022 (HvJ (3e k.) (Besch.) 20 oktober 2022, Nr. C-585/20, BFF Finance Iberia). In dit arrest oordeelde het Hof dat de Spaanse nationale regeling, waarbij een maximale betalingstermijn van 60 kalenderdagen werd gehanteerd voor transacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties, niet verenigbaar was met de Europese Richtlijn 2011/7/EU van 16 februari 2011 betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (Pb.L. 23 februari 2011, L48). Specifiek ging het om gevallen waarin deze termijn was opgesplitst in een initiële termijn van 30 dagen voor de goedkeuring of controle van de geleverde goederen of diensten, en een daaropvolgende termijn van 30 dagen voor de betaling.
In navolging van dit arrest werden de huidige regels van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (hierna: “KB AUR”) inzake de verificatie- en betalingstermijnen gewijzigd bij KB van 12 augustus 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. Het KB van 12 augustus 2024 werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 16 september 2024.
Doel van deze wijziging
Het KB van 14 augustus 2024 strekt er toe om het KB AUR aan te passen aan de Europese richtlijn 2011/7/EU. Deze richtlijn is gericht op het bevorderen van een snellere betaling binnen de Europese Unie en het voorkomen van onnodige vertragingen, met name bij transacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties.
De wijziging van het KB AUR zal bovendien bijdragen aan een verbeterde toegang van KMO's tot overheidsopdrachten, doordat zij sneller hun verschuldigde betalingen zullen ontvangen.
Uitwerking van de behandelingstermijn
Met ingang van 1 januari 2025 geldt er voor opdrachten met betrekking tot werken, leveringen en diensten een uniforme “behandelingstermijn” van 30 dagen. Het exacte aanvangsmoment van deze termijn verschilt echter afhankelijk van het type opdracht.
Bij opdrachten voor werken vangt de behandelingstermijn van 30 dagen aan zodra de aanbesteder zowel de schuldvordering als de gedetailleerde staat van de uitgevoerde werken heeft ontvangen.
Deze gedetailleerde staat van de uitgevoerde werken kan de volgende elementen omvatten: de hoeveelheden uitgevoerd volgens de posten van de samenvattende opmeting, de hoeveelheden uitgevoerd boven de vermoedelijke hoeveelheden van die posten, de meerwerken uitgevoerd op schriftelijk bevel, of de werken uitgevoerd tegen door de aannemer voorgestelde eenheidsprijzen die nog niet door de aanbesteder zijn goedgekeurd (art. 95, §1 KB AUR). Na ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken dient door de aanbesteder zowel het nazicht te worden uitgevoerd, als de opmaak van het proces-verbaal met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens haar verschuldigde bedrag. Ook de betaling dient te worden uitgevoerd binnen deze behandelingstermijn van 30 dagen. Na ontvangst van het proces-verbaal van nazicht is de opdrachtnemer verplicht om binnen de vijf kalenderdagen na ontvangst van voormeld proces-verbaal een factuur in te dienen. Wanneer de opdrachtnemer de factuur niet tijdig indient, zal de behandelingstermijn worden opgeschort.
De aanbesteder kan in de opdrachtdocumenten aanvullende eisen opnemen, zoals extra documenten die nodig zijn voor de verificatie van de schuldvordering. Indien de aannemer deze documenten niet verstrekt, heeft de aanbesteder het recht de schuldvordering af te wijzen, met als gevolg dat de behandelingstermijn niet zal aanvangen. Bij opdrachten voor leveringen gaat de termijn in op het moment van de levering, mits de aanbesteder beschikt over de regelmatige opgestelde factuur. Indien dit niet het geval is, zal de behandelingstermijn niet in werking treden.
Bij opdrachten voor diensten gaat de termijn pas in na de schriftelijke vaststelling van de volledige of gedeeltelijke voltooiing van de diensten. Deze vaststelling dient schriftelijk te gebeuren zodat de datum ervan formeel vastligt. Ook hier geldt dat de aanbesteder over een regelmatige opgestelde factuur moet beschikken. Indien dit niet het geval is, zal de behandelingstermijn niet in werking treden.
Mogelijkheid tot verlenging en uitzonderingen voor de gezondheidszorg
Het KB AUR biedt wel nog de mogelijkheid om de “behandelingstermijn” te verlengen tot maximaal 60 dagen, mits er aan de volgende 4 (cumulatieve) voorwaarden voldaan is:
- De verlenging moet expliciet in de opdrachtdocumenten worden vermeld.
- De verlenging moet objectief gerechtvaardigd zijn op basis van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht.
- De behandelingstermijn zelf mag in geen geval langer zijn dan 60 dagen.
- De verlenging mag niet kennelijk onbillijk zijn voor de opdrachtnemer.
Het KB AUR voorziet bovendien nog in een specifieke afwijking voor overheidsopdrachten geplaatst door aanbesteders die gezondheidszorg verstrekken én specifiek voor dit doel zijn erkend. Opdat deze aanbesteders zich op deze afwijking kunnen beroepen, dienen zij tevens aan enkele voorwaarden te voldoen:
- er moet een vermelding aanwezig zijn in de opdrachtdocumenten dat zij afwijken van de algemene regel en een procedure voor aanvaarding of verificatie opnemen;
- de totale behandelingstermijn mag maximaal 90 dagen bedragen, bestaande uit een verificatietermijn van maximaal 30 dagen en een betalingstermijn van maximaal 60 dagen;
- aanbesteders dienen de gekozen verificatietermijn in de opdrachtdocumenten te specificeren, met een maximum van 30 dagen;
- de beschreven procedure mag niet uitsluitend worden gebruikt om een langere totale betalingstermijn te verkrijgen.
Inwerkingtreding
De wijzigingen in het KB AUR die worden doorgevoerd door het KB van 14 augustus 2024 treden in werking op 1 januari 2025 en zijn van toepassing op overheidsopdrachten die vanaf die datum worden bekendgemaakt.
Contacteer ons
Vragen in het kader van een overheidsopdracht? Aarzel niet om onze gespecialiseerd team overheidsopdrachten te contacteren.
