"Corporate housekeeping", de ondernemer krijgt het warm en koud van deze terminologie, maar een administratie op orde is de beste vriend van de ondernemer wanneer de risico’s van de onderneming oplopen. "Keep your house in order" is de generieke term voor het naleven van alle vennootschapsrechtelijke en administratief-juridische verplichtingen.
De bestuurders van een vennootschap zijn niet alleen verantwoordelijk voor het naleven van het ganse Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, doch ook het naleven van alle statutaire bepalingen van de vennootschap, de eventuele aandeelhoudersovereenkomst, en de verplichtingen opgenomen in de managementovereenkomst, waaronder ze hun activiteiten als bestuurder vaak herbergen.
Concreet zal de bestuurder onder andere zorg moeten dragen voor de aanwezigheid van de notulering van raden van bestuur, van algemene vergaderingen, en van bijzondere notuleringen zoals de alarmbelprocedure, de belangentegenstrijdigheid, een uitgebreid jaarverslag indien van toepassing. Het voorbereiden van dergelijke verslaggeving zal vaak in eerste instantie geschieden door de interne administratie van het bedrijf, dan wel door de externe accountant of juridische dienstverlener. Het past de bestuurder evenwel zelf aandachtig te zijn voor tijdigheid, volledigheid en accuraatheid, want zijn/haar aansprakelijkheid staat of valt ermee.
De inhoud van de notulering is vaak een evenwichtsoefening tussen de belangen van de ruimere onderneming, en het bestuur zelf. En een oefening van volledige en correcte gegevensuitwisseling met de cijferberoepers, weze het externe accountants, dan wel revisoren, eventueel commissaris-revisor. Wie schrijft, die blijft, is een vaststaand gegeven, en de notulering dient dus vanuit diverse belangenoverwegingen au sérieux genomen te worden.
Ook het spanningsveld tussen bestuurders onderling en de verhouding tussen de aandeelhouders en het bestuur is een interessante en soms spannende afweging.
Contacteer ons
Voor het complexere balanceerwerk, staan wij u graag bij.
Op het ruime vlak genomen, is de corporate housekeeping het verzorgen van alle contracten die de relaties van de onderneming regelen met leveranciers, bankiers, klanten, (para)fiscale overheidsdiensten. Hoewel dit tijdrovend, kostelijk en vervelend administratief lijkt, wordt de werkelijke waarde van een onderneming daar meer en meer door bepaald. Niet alleen voor de juridische afdwingbaarheid van de afspraken opzichtens de handelspartners, doch ook in geval van een due diligence bij een eventuele mogelijke verkoop van de onderneming, zal de return on investment duidelijk worden.
Neem contact op met de auteur Kristiaan Caluwaerts of de andere advocaten van het ondernemingsteam: Federico Wuyts, Noëmi Callaert, Berk Cimen en Michiel Meskens. Klik hieronder op de foto's van onze specialisten ter zake om hun andere artikels terug te vinden: