De Wet van 20 december 2020 (houdende diverse maatregelen in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus) bevat bepalingen over de schriftelijke algemene vergadering en de algemene vergadering op afstand in vennootschappen.
In tegenstelling tot het koninklijk besluit nr. 4 van 9 april 2020 (dat niet langer van kracht is) werd er ditmaal voor gekozen om structurele maatregelen te nemen om schriftelijke algemene vergaderingen en algemene vergaderingen op afstand (bijv. door videoconferentie) zoveel mogelijk te veralgemenen.
Het (oude) KB voorzag voor de BV, CV en NV de mogelijkheid om statutair toe te laten aan de aandeelhouders om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
De (nieuwe) wetsaanpassing voorziet voortaan in de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te houden, ook zonder statutaire machtiging.
De keuze om een algemene vergadering op afstand te organiseren wordt nu toevertrouwd aan het bestuursorgaan. De rechtspersoon moet communiceren in de oproeping hoe zij de wettelijke voorwaarden van elektronische vergadering zal garanderen met een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Dit moet nu dus niet meer opgenomen worden in de statuten.
Binnen de limieten van hun normaal deelnamerecht aan de algemene vergadering staat de mogelijkheid open om op afstand deel te nemen voor alle houders van vennootschapspapier en, in de verenigingen, voor de leden.
Zoals onder de vorige regeling wordt evenwel het principe behouden dat de leden van het bureau van de algemene vergadering niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering mogen deelnemen. Dit betekent natuurlijk niet dat zij niet deelnemen aan de videoconferentie maar wel dat deze personen fysiek samen aanwezig zullen moeten zijn en van daaruit zullen deelnemen aan de videoconferentie met de overige aandeelhouders, leden en, in voorkomend geval, de leden van het bestuursorgaan en de commissaris.
Het behoud van de fysieke aanwezigheidsplicht van de leden van het bureau was van essentieel belang indien men deze mogelijkheid wou kunnen gebruiken voor de authentieke algemene vergaderingen, aangezien de leden van het bureau de personen zijn die de authentieke notulen van de algemene vergadering dienen te ondertekenen en die namens de rechtspersoon de verantwoordelijkheid nemen over de geldige samenstelling van de vergadering die op afstand plaatsvindt en die de controle uitvoeren van de hoedanigheid en identiteit van de aandeelhouders aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel.
De wet legt slechts drie Eisen op voor de elektronische deelname op afstand.
Eerst en vooral moet het gebruikte communicatiemiddel de vennootschap of vereniging toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de deelnemers die ervan gebruik maken.
Vervolgens moet het gebruikte communicatiemiddel de deelnemers ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de algemene vergadering en, wat de aandeelhouders betreft, om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle items waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
Tenslotte moet het elektronische communicatiemiddel de deelnemers bovendien in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen. Dit laatste was voorheen enkel verplicht indien de statuten dit oplegden. Evenwel is op deze bepaling een tijdelijke versoepeling voorzien: het bestuursorgaan kan in de oproeping motiveren waarom de rechtspersoon niet over een elektronisch communicatiemiddel beschikt dat de actieve deelneming aan de beraadslaging en live uitoefening van het vraagrecht toelaat. Deze tijdelijke versoepeling geldt tot 30 juni 2021.
Het is interessant dat de memorie van toelichting verduidelijkt dat “de deelname op afstand […] niet [moet] verlopen via een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole. De controle van de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder kan bijvoorbeeld ook gebeuren via video- of telefoonconferenties zoals Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem. De keuze voor een geschikt communicatiemiddel hangt ook af van de concrete omstandigheden. In een vennootschap met een beperkt aantal aandeelhouders waar iedereen elkaar kent kan dit bijvoorbeeld ook verlopen via telefoon.” Het is dus geen vereiste om beroep te doen op een identificatie met eID, noch zelfs op een videoconferentie indien iedereen voldoende gekend is (in de praktijk zal het bureau in dat geval in staat moeten zijn om de deelnemers te identificeren).
De hierboven geschetste procedure is evenzeer van toepassing op de authentieke algemene vergaderingen.
Op het vlak van controle van identiteit en hoedanigheid van de deelnemers moet een onderscheid gemaakt worden tussen de controles door het bureau en de controles door de notaris: dit is van wezenlijk belang.
De controle van de identiteit en hoedanigheid van de personen die op afstand deelnemen en het vastleggen van de aanwezigheidslijst, is de verantwoordelijkheid van de leden van het bureau van de algemene vergadering, die aanwezig dienen te zijn bij de notaris, zoals zij in normale omstandigheden ook de fysieke toegangsrechten tot de algemene vergadering zouden controleren.
De controle van de rechtsgeldigheid van de genomen beslissingen, meer bepaald het voldoen van het vereiste aanwezigheids- en meerderheidsquorum (op basis van de door het bureau vastgestelde en gecontroleerde aanwezigheidslijst) en van de identiteit van de personen die namens de vennootschap de akte ondertekenen, is evenwel de verantwoordelijkheid van de notaris.
Alleen personen die fysiek aanwezig zijn, en dit omvat ten minste de leden van het bureau, kunnen de akte mee ondertekenen. Op juridisch vlak is trouwens alleen de ondertekening door het bureau vereist.
Indien u hierover meer informatie wenst, kan u contact opnemen met Mr. Dirk Berckmans.
